En udvalgt designgruppe på 5 personer med hver deres kompetencer og erfaringer udarbejder i fællesskab et workshop-forløb som kickstart for alle medarbejdere i bibliotek og borgerservice.
Designgruppen består af lederen for biblioteker og borgerservice i Billund Kommune, en medarbejder der skal stå for løbende at samle alle tråde i gruppens udviklingsarbejde, kommunens kulturkonsulent, en konsulent fra HumanHouse, samt designeren.

Målet er at skabe en helt ny organisation, der tager udgangspunkt indefra: det enkelte menneske og gruppen af mennesker, der under de pålagte love og bestemmelser skal skabe den service, der skal gives til borgerne og finde ud af, hvordan den skal gives og hvordan, der skal samarbejdes om det.
Indretningen af det nye hus skal understøtte de nye måder at samarbejde på, de aktiviteter borgere i alle aldre skal kunne foretage sig og den service, læring, viden, information, kultur osv, som medarbejderne skal give til borgerne.

Det bliver 3 hele workshopdage: fra den individuelle medarbejder: personlige egenskaber, interesser og behov for tryghed/udfoldelse/ansvar – gruppen af medarbejdere: fællesskab, kompetencer, løsning af praktiske opgaver – overordnede krav og anbefalinger: staten, kommunen, borgerne – indretningen: hvad skal den kunne – og hvad vil vi give?

I den periode, hvor de 3 workshops løber af stablen nedsættes mindre grupper, der behandler resultater, undersøger relevante spørgsmål, laver udkast til vision, mission osv til diskussion og godkendelse af alle medarbejdere.

Ét af de overordnede krav er, at biblioteket skal inspirere til at være et værested for unge. Bibliotek/borgerservice er fysisk placeret tæt på flere ungdomsuddannelser i byen og skal udgøre en del af Campus.
Det er en udfordring både til indretningen og til placering af service-zoner at imødekomme behov fra andre borgergrupper i det samme rum.

Hver workshop-dag starter med et eller flere oplæg, der skal give medarbejderne mere viden til dagens opgaver og øge bevidstheden om muligheder og om hinanden.

Opgaverne løses i grupper, hvor medarbejderne er sammensat på tværs af deres fagligheder, men efter deres personligheder.
Eksempel på løsning af en opgave. Alle opgavebesvarelser indgår som værktøj til udarbejdelse af organisation og af indretningen.

Opløsning af en opgave, hvor et “fantasi-bibliotek” inddeles i zoner. Zonerne kan indgå flere steder afhængigt af, om gruppen ønsker aktiviteter placeret privat/offentligt, stille/larmende og lignende.
Zonerne er: Møde-zoner, Lærings-zoner, Inspirations-zoner, Performance-zoner. Som et lag hen over de 4 zoner er Servicezonen.
Stemning og atmosfære beskrives for hver zone afhængigt af, hvor i fantasibiblioteket, de er placeret – som en anvisning både på, hvordan zoner kunne fremstå i stil, og hvordan det vil opleves og føles at være der.

Efter de 3 workshop-dage fortsætter udviklingsprocessen i 2 spor, som nøje følger hinandens arbejde:
1. En gruppe arbejder med udvikling af organisation i praksis
2. En gruppe arbejder med udvikling af en konkret indretning.
3. Ledelsen udgør den overordnede styregruppe.
Blandt deltagere i begge grupper er der spredning i kompetencer og fagområder for at sikre at ønsker, drømme, vision og mission reelt bliver implementeret – i måderne at arbejde på, og i den fysiske indretning.
Andre arbejdsgrupper nedsættes til f.eks. at undersøge priser og teknik bag forskellige digitale muligheder, der kan eller skal indgå i det fysiske rum og det praktiske arbejde. Billund Kommune ønsker stor grad af selvbetjening.

Udvikling af indretningen foregår i Aarhus oftest som hele dage.

Første skridt er en overordnet organisering i det og de rum, der afgrænser og styrer, hvad der er fysisk muligt.
Da et bibliotek+borgerservice er meget komplekst med et utal af aktiviteter for borgere i alle aldre, og der samtidig ikke er uanet mængde med plads, inddeler vi det store rum i arealer efter geometriske strukturer og størrelser.
Det skal sikre, at indretning og hus designmæssigt kommer til at være “i familie”, – og at vi kan styre æstetikken i indretningen, når vi begynder at dykke ned i løsning af helt konkrete inventar-detaljer.

Efter mange møder og meget engagement, hvor medlemmer af indretningsgruppen samordner med organisationsgruppen og ledelsen, og undersøger nødvendige fysiske muligheder undervejs, er en indretningsplan nogenlunde klar.
For at alle så vidt muligt kan forstå den to-dimensionelle møbleringsplan, der er suppleret med mange tre-dimensionelle skitser, bygges en skala-model.
Tegninger og model skal hjælpe medarbejderne til bedre at forstå, hvordan den fysiske løsning kan komme til at se ud og fungere i det virkelige liv.

Morgenmøde

Udsnit fra møbleringsplanen.

Udsnit fra parterre, hvor de fleste bøger anbringes

Skalmodel før den egentlige skalamodel

Imens bygges huset. For at sikre at det, vi arbejder med i de helt små detaljer, er vi nødt til at følge byggeriet og bede om løsninger til el og netværk, lys og dørhuller, mens det stadig er muligt at have indflydelse på byggeriet.

Valg af farve til linoleumsgulvet.

Model og tegning

Det fysiske hus kan nu opleves indefra

Vi har opdelt zonerne i en række “rum-i-rum”, zoner, der hver på en fleksibel måde kan varetage hver deres aktiviteter. De står som en slags “kæmpe-møbler” omkring inventar. I nogle af dem, er der indbygget special-inventar-løsninger for at få plads til andre slags udfoldelse i de mellemrum, der opstår mellem de store rum-i-rum.
Hvert service-område indeholder en diskret zone og en offentlig zone, så borgerne kan vælge til og fra i forhold til, hvad de ønsker af privathed under en rådgivning.

Det færdige resultat – herunder vist zonen for de lidt større børn.
I realiseringsfasen har der været tæt samarbejde med inventar-snedkere og leverandører.

De store rum-i-rum er ikke kun skabt som dedikeret til forskellige grupper af borgere i forskellige aldre, men kan bruges af alle. Har farmor lyst til at tegne, kan hun sagtens sidde ved det bord, hvor der måske i forvejen sidder en familie eller en gruppe børn og tegner.
Principperne bag de inventar-løsningerne er så basic, at de vil kunne anvendes på mange måder. Dermed er møbleringen fleksibel: det er nemt at ændre scenarie og aktivitet blot ved at rydde en flade som et bord, en bænk, et podie, en opslagstavle osv.

Se mere fra det realiserede projekt under PROJEKTER: http://mette-milling.dk/bib-og-borg-i-grindsted/