Det var en vigtig forudsætning for projektet, at medarbejderne i Børn & Unge alle skulle spille med i indretningsprocessen. Dels skulle indretningsprocessen være et led i en i forvejen generel udvikling af medarbejdernes interne samarbejde, dvs. den måde hvorpå medarbejderne modtager, servicerer og rådgiver byens børn og unge – og hvordan de anvender og udnytter de fysiske rammer på nye måder til formidling, aktiviteter, læring, underholdning osv.

Målet er, at medarbejderne i fællesskab kan udnytte de fysiske rammer til at blive `de bedste`. Medarbejderne skal ikke blot opleve ejerskab til indretningen. De skal gerne vide præcist, hvorfor den ser ud som den gør, og opleve at den understøtter fremtidig udvikling og anvendelse.

Derfor havde medarbejderne og deres leder allerede før indretningsprocessen været igennem en grundig forberedende udviklingsproces med at finde den enkelte medarbejders kvaliteter, undersøge byens bruger-arketyper og udarbejde personas, opstille mål og drømme, kigge på nuværende praktiske funktioner, se på andre bibliotekers erfaringer og fysiske løsninger osv.

INDRETNINGSPROCESSENS FORLØB

Den kreative proces er ikke et lineært forløb, men er forgået efter en spiral og med hop frem og tilbage – forenklet er processen forløbet i 5 faser:

1.     4 workshops med alle medarbejdere – hele og halve dage
2.     Brugerworkshops
3.     Skitsering/konkretisering i en mindre designgruppe af en møbleringsplan og inventarløsninger – inkl. fastlæggelse af materialer, farver og overflader
4.     Sparring med medarbejderne og bibliotekets ledelse
5.     Færdiggørelse til udbud for leverandører og planlægning af realiseringen

De 4 workshopdage med medarbejderne har haft flere mål:
1. at den enkelte medarbejder skulle få mere bevidsthed om udnyttelsen af fysiske rammer
2. at alle medarbejdernes drømme, ønsker og krav skulle på bordet som grundlag for en fysisk indretning
3. at der skulle udvikles nye muligheder for, hvordan digitale muligheder kunne indgå og anvendes som en slags fremtidssikring.

Som sideeffekt blev medarbejderne placeret i forskellige grupper hver gang, så samarbejdet hele tiden skulle foregå i nye konstellationer og have karakter af teambuilding. På workshopdagene har medarbejderne derfor både lavet individuelle øvelser, haft samarbejde i grupper og i plenum.

Efter hver workshop afleverede medarbejderne hver 3 ord for AHA-oplevelser fra workshoppen: Særligt gode idéer, oplevelsen af at forstå sammenhængen mellem de forskellige workshops, forståelse af hvordan bundne opgaver skærper kreativitet, nyt fokus på et givende samarbejde med andre medarbejdere eller andet, som de syntes var vigtigt at huske.

De 4 workshop er planlagt som et fortløbende forløb med stigende kompleksitet for at give medarbejderne ny erfaring for sammenhængen mellem deres daglige handlinger og den fysiske indretning.

FASE 1

1. Heldagstur til Fregatten Jylland og Skandinavisk Dyrepark

Målet med turen er at hver medarbejder får mere bevidsthed om, hvad hun/han ser, sanser og oplever – og skal se efter i fysiske omgivelser – og at medarbejderne som gruppe får en fælles reference for at snakke om indretning. For at skærpe medarbejdernes årvågenhed skulle de løse opgaverne individuelt uden at måtte tale sammen.

Opgaveeksempel:

Der var på forhånd udvalgt 3 rum på Fregattens område – 1. udstillingsrummet, 2. kajen som er rummet mellem bygning og skib, samt 3. kaptajnens kahyt. Nemlig henholdsvist et større lukket rum med mange funktioner, et åbent rum med himlen som tag og et mindre intimt rum.

Hvert sted skulle medarbejderne stå eller sidde et udvalgt sted og fra den position beskrive karakteren af de farver og overflader, de kunne se: lys, mørk, varm, kold, kulørstærk, afdæmpet, let, tung og lign. Det er vigtigt at anvende begreber, som bagefter direkte kan anvendes til at tale om indretning, så alle ved hvad begreberne dækker. Ord om indretninger, farver, stemning og stil, som giver individuelle forestillinger om, hvordan noget ser ud, kan ikke bruges. Individuelle iagttagelser og stemningsfornemmelser i hvert ram, skulle medarbejderne beskrive i en rubrik for sig.

Som en del af opgaven skulle medarbejderne skulle også fokusere på, hvad de kunne se under deres øjenhøjde og over deres øjenhøjde. Hvad de så tæt foran dem og hvad de så langt fra dem.

Lysforhold i hvert rum skulle registreres og tegnes ind på en plan – hvor i rummet er der mest mørke og hvor er der mest lys? Det skulle skærpe opmærksomhed på, at ikke blot lys, men også mørke kan have en tiltrækkende virkning i en indretning (f.eks. en ”huleagtig” stemning) – og at det er i kontrasten mellem lys og mørke, at vi kan se former og overfladers struktur. På et tidspunkt var der let overskyet og det betød at figurer, elementer og mennesker på kajen (rum mellem skib og bygning) nærmest fremstod 2-dimensionelle og at fornemmelsen af rummets dybde og højde mod himlen forsvandt.

Interessen var størst i udstillingsrummet, fordi det er et lokale, der i møblering og brug, mest ligner et biblioteksrum. Især beskrev medarbejderne deres iagttagelser om, hvordan aktiviteterne blev belyst og hvordan de enkelte møbelgrupper var placeret i forhold til, hvordan man som besøgende kan bevæge sig rundt mellem aktiviteter og udstillingselementer.

1. Heldagsworkshop om indretning af et rum-i-rum med flyttekasser.

Dagen blev åbnet med et foredrag om indretning generelt, principper for sammenstilling, om perception, kontraster og brugen af visuelle virkninger f.eks. til eksponering og udstilling.

Opgaveeksempel:

Som forberedende erfaring til dagens opgave i grupper, blev et antal flyttekasser placeret i ét lag, så de dannede en snoet gang med en bredde på 60 cm. Medarbejderne skulle herefter hver især gå igennem gangen og med ét ord beskrive den fysiske/kropslige oplevelse. Herefter blev flere lag bygget ovenpå, ligesom gangens bredde blev øget til 90 cm. Opgavens mål er at give deltagerne en fysisk fornemmelse af, hvordan afstande mellem møbler og højder på møbler kan opleves. Opgaven skal give et fælles sprog til at indrette: om afstande er mere eller mindre end 60 og 90 cm, – om møbler er 2, 3 eller 4 flyttekasser høje.

Opgaveeksempel:

Opgavens formål er både at være idégenerende for konkrete indretningsmuligheder og at give medarbejderne fornemmelse af, hvordan kriterier for en indretning har betydning for, hvilke løsninger man får på bordet.

Medarbejderne var opdelt i 4 grupper, som med flyttekasser skulle indrette et aktivitetsområde på 3 x 3 meter. Der var på forhånd som scenarie valgt en brugergruppe bestående af 3 teenagepiger på 14 år, Louise, Emma og Emilie – målet er at få afdækket hvad en indretning skal indeholde for at være tiltrækkende for netop denne brugergruppe, der ikke i forvejen kommer meget på biblioteket.

Som første del af opgaven skulle grupperne beskrive hvilke handlinger, pigerne typisk skulle kunne foretage sig (rummets funktioner): sidde, hoppe, lytte, læse, høre musik, hvile, læse, spille, se film, synge, snakke, hviske, lege, klatre, surfe, søge på pc, snakke i telefon, danse, sminke sig, skrive, digte, sove, tegne, kysse, lege, andet.

Som anden del af opgaven skulle grupperne vælge 2 ord for hvilken stemning/atmosfære, området skulle fremstå med. En stemning i et rum er den følelsesfornemmelse, man oplever, når man ser rummets stil og opholder sig i rummet. Eksempler på et rums stemning: intim, frisk, varm, kølig, let, tung, livlig, rolig, hyggelig, højtidelig, uformel, luftig, tæt, levende, steril, aggressiv, hjemlig, pulserende, feminin, sanselig, spirituel, tryg, urovækkende, glad, rodet, ordentlig, åben, lukket, farverig, enkel, fyldt, karakterfuld, overskuelig, overvældende, forfinet, andet.

Som tredje del af opgaven skulle grupperne diskutere, hvordan Louise, Emma og Emilie så eller fik øje på aktivitetsområdet udefra – og hvilke elementer og møbler området skulle indeholde for at tilfredsstille de valgte funktioner og stemninger. Herefter skulle de skitsere en indretningsplan.

Den fjerde del af opgaven bestod i at bygge deres teenage-indretning med flyttekasser som symbolske størrelser og volumener indenfor et felt afsat med malertape på gulvet på 3 x 3 meter.

I den femte og sidste del af opgaven skulle grupperne fremlægge indretningen for hinanden ved både at fortælle om mål og funktioner og at ”spille” de 3 teenagepigers gøren og laden.

Hver fase var tidsbegrænset og nøje planlagt, så dagen forløb som en ”styret speedy workshop”. Når de enkelte faser i er afgrænsede i tid, animerer det til hurtige beslutninger, men ikke dårlige idéer. Medarbejderne var meget imponerede over sig selv, – over hvor meget de på så kort tid var i stand til at løfte i fællesskab og hvordan samarbejdet og begejstringen gled let og med masser af humor. Til trods for at de til daglig har helt forskellige roller som leder, bogopsætter og bibliotekar.

1. Halvdagsworkshop: udarbejdelse af mulige konkrete indretningsplaner.

Som forberedende indledning blev alle praktiske hverdagsfunktioner kortlagt (det, vi skal kunne – også det, vi blot drømmer om at kunne gøre). Alle handlinger skulle grupperes i et antal aktivitetsområder for store og små børn, for udstillinger, for placering af emner, opbevaring af materiel, for stillerum og fysiske lege osv.

Medarbejderne blev herefter opdelt i 4 grupper, som hver fik udleveret en plantegning af Børn & Unge´s areal i målet 1:50. På forhånd var der forskellig for hver gruppe tegnet enten geometriske eller organiske figurer ind på tegningen, som benspænd for hvordan aktiviteter og inventar kunne placeres.

Forslagene præsenteredes herefter ganske kort – uden en efterfølgende diskussion, analyse eller bedømmelse. Blot skulle hver medarbejder placere en poster på 3 favoritløsninger på hvert forslag, men ikke på deres eget. Herefter cirkulerede de 4 indretningsplaner videre til en ny gruppe for at få spredt ejerskabet til løsningerne. Typisk for kreative processer forelskes man nemlig lynhurtigt i sit eget forslag, som man så vil kæmpe for med næb og klør – uanset om der er andre løsninger, der på nuværende stadie i processen synes bedre.

Princippet i workshopdagen blev genanvendt i redigeret form til endnu en workshop med nogle af byens unge.

Grupperne fik herefter udleveret ark med mange billeder af alle mulige slags indretninger med forskellig stil og stemningsudtryk, samt et ark med stemningsbeskrivende ord. Der skulle vælges 1 ord og 3 billeder, som beskrivelse for stemningen i hvert aktivitetsområde på den plan, de nu skulle arbejde med.

Forslagene blev herefter udstillet og stillet til skue et par uger med mulighed for diskussioner om i hverdagen. Alle 4 forslag er herefter grundlag for udarbejdelse af den endelige indretningsplan.

1. Halvdagsworkshop om udstilling og eksponering fysisk og digitalt.

For at medarbejderne efter at indretningen er realiseret kan tage ansvar for både fysisk inventar og digitale løsninger på en forbedret professionel måde, er det ikke nok at indretningen byder på spændende møbler eller masser af fladskærme, fremvisere og trådløst net – at vi har fået det, vi vil have. Der skal ikke blot fokus på, hvordan alt det nye kan bruges, men vælges og fravælges HVORDAN vi vil bruge det.

Workshoppen tager udgangspunkt dels i et fysisk gulvareal på 5 x 5 meter, dels en stor projektion på et lærred 3 x 3 meter. For begge de 2 flader skulle udarbejdes en række af konkrete idéer til hvad der kunne foregå og hvordan det præcist kunne se ud. Forslagene tager udgangspunkt i konkrete formidlinger, underholdning, emner, aktiviteter med involvering af børn, inddragelse af andre udenfor biblioteket osv.  Herefter skulle også udarbejdes en række forslag til ”pauser” – for hvordan fladerne kan se ud, når der ikke foregår noget.

Det er tanken at Børn & Unge efter realiseringen kan lave lignende workshops for at udvikle deres færdigheder i hvordan de formidler og planlægge for et halvt eller helt år ad gangen, så hovsa-udstillinger og -aktiviteter undgås. Det er vigtigt at have fokus på kvalitet, så det ikke handler om blot at få idéer, men at disse skal analyseres og bearbejdes æstetisk eller evt. fravælges. For at kunne det, skal der flere og gerne mange idéer på bordet, så man ikke hopper på den først tænkte. Det vil være langt lettere for medarbejderne at planlægge aktiviteter og idéer for udnyttelsen af inventar og digitale medier, når indretningen først står der fysisk. Målet med workshoppen før udarbejdelse af den endelige indretningsplan, er at gennemtænke eksempler på scenarier for at sikre ikke at glemme noget.

FASE 2

1. Skitsering og konkretisering af den endelig indretningsplan

Udarbejdelsen af den plan, der nu snart skal realiseres, er foregået i en mindre designgruppe. Det er den fase, som har slugt allermest tid – også mere end nogen havde forventet. Det er derfor på sin plads at påstå, at alt er gennemtænkt, nytænkt, endevendt, opmålt, afprøvet i skitse og tanke, – så intet i planen er tilfældigt, alt giver mening for det, der var villet. Adskillige løsninger er taget af bordet igen, til fordel for andre som har syntes at være mere værdifulde. Det har været hop frem og tilbage fra med helikopterbriller med at underordne indretningen æstetisk til den eksisterende arkitektur og det øvrige biblioteks struktur, – og til detaljering af inventar i alle hjørner og kanter set i forhold til, hvad der helt konkret skal foregå, hvordan børn, unge, ansatte og andre borgere kan agere og bevæge sig rundt, hvordan varer og budskaber placeres og eksponeres osv.

Der har undervejs været masser af tvivl, kritiske øjne, analyserende diskussioner, skitsering af detaljer for at give bud på hvordan-hvor langt-hvor meget-hvorfor, – alt sammen en omhyggelighed der bunder i et fælles stædigt ønske om at løsningen skal blive – den bedste!

Den viden og læring designgruppen har gennemgået og opnået gennem denne del af designprocessen, kan ikke nødvendigvis ses eller opleves i den færdige indretning – den kan måske vanskeligt videregives til andre. Om børnene og de unge vil agere som ønsket og forventet, vil vise sig. Èn ting er dog sikkert: det er investeringen af tid, vilje, engagement og kræfter, der afgør, om der sker udvikling.

Processen afsluttes ikke med det fysiske resultat. Indretningen bliver blot rammen for endnu mere faglig, teknisk, æstetisk, fysisk, kreativ, social og menneskelig udvikling.

Indvielse