For at finde ud af, hvilken af 3 mulige placeringer inde i centrum af byen, der vil være den bedste for biblioteket og dermed for byens borgere, – vil lokalpolitikerne gerne vide, hvor mange kvadratmetre biblioteket har behov for.
Først er det nødvendigt at finde ud af: Hvad er et bibliotek i Ebeltoft? Hvad skal biblioteket indeholde? Hvem er borgerne i Ebeltoft, og hvordan adskiller byen sig fra andre danske byer? Hvad skal være det særlige mål med biblioteket netop i Ebeltoft? Hvad skal biblioteket give byens borgere, erhvervs- og kulturliv – og hvad har fastboende borgere og turister brug for ´at kunne` på biblioteket?

Resultatet af 3 workshops skal være grundlag for en rapport, der overfor politikere og andre interessenter klart viser, hvad Ebeltoft Bibliotek skal indeholde og hvorfor – og heraf dokumentere behovet for kvadratmetre.
Efter indledende møder mellem ledelse og designer afholder personalet på biblioteket en første intern og uformel ”workshop” – et møde på nogle timer:
De skal klarlægge tal på, hvordan aldersfordelingen i kommunen er, hvilken type af by Ebeltoft er sammenlignet med andre byer f.eks. kulturelt, mht. turisme og forholdet og afstand til nærmeste større byer, infrastruktur f.eks. til Århus og København osv.

Her diskuteres også, hvem der kommer på biblioteket ved den nuværende beliggenhed og hvilke aktiviteter personalet afholder sig fra at igangsætte pga. afstanden fra midtbyen.

Den anden ”workshop” foregår også som et uformelt møde en formiddag med personalet, ledelse og designer. Der er ”fri diskussion” om, hvordan fremtidsforskerne ser den generelle udvikling af holdninger, teknologi, værdier osv. for den nærmeste fremtid.

Vi forudsætter, at fremtidsforskerne ved, hvad de taler om og afprøver i fantasien en slags scenarier for, hvad det kan betyde for indholdet på biblioteket og for personalets roller som medarbejdere. Ikke alt synes lige populært, andet giver anledning til helt nye og spændende idéer om at kunne skabe et fantastisk være-, lære- og oplevelsessted for borgerne.

Vi ser især på, hvad teknologiens udvikling måske vil betyde for de svage og de stærke borgere: børn, unge, voksne og ældre i Ebeltoft. Partnerskaber med andre kulturinstitutioner og samarbejde med kommunen om at fremme borgernes mulighed for at agere i fremtidens fysiske og digitale samfund diskuteres også. Endelig diskuteres det, hvordan Biblioteksstyrelsens anbefaling om en opdeling på biblioteket i 4 mentale rum: Møderummet, Det performative rum, Læringsrummet og Inspirationsrummet kunne tage form i Ebeltoft.
Den tredje ”workshop” er en rigtig workshop, der foregår over en hel dag. Målet er at tage udgangspunkt i rapporten fra Styrelsen for Bibliotek og Medier: ”Folkebibliotekerne i Videnssamfundet” og herfra udarbejde konkrete idéer til, hvad der skal kunne foregå på Ebeltoft Bibliotek – men ikke at finde konkrete fysiske løsninger til en indretning.

Målet er også, at det er medarbejderne selv, der skal idéudvikle bibliotekets indhold, så de siden dels kan have ejerskab til projektet og udfolde de fagligheder, der netop findes i medarbejderstaben.

Efter et oplæg om hvordan indretningsprocessen typisk forløber, arbejder medarbejderne med opgaver i grupper. Det er ikke muligt på kun én dag at se på alle detaljer i indretningen af så komplekst et sted som et bibliotek, heller ikke at tilgodese behov hos alle grupper af borgere.

Derfor bliver gruppen UNGE valgt som eksempel, fordi de ikke kommer på biblioteket med dets nuværende placering. Der er ingen gymnasiale eller lignende ungdomsuddannelser i Ebeltoft og derfor rejser alle unge med bus til de omkringliggende større byer. Når de om eftermiddagen igen lander i Ebeltoft centrum, er det for besværligt at bevæge sig udenfor byen til biblioteket.

Gruppen SENIORER bliver valgt, fordi dem er der mange af i Ebeltoft. Byen er med sin smukke natur, badestrande, oplevelsesparker, kulturinstitutioner og nærhed til lufthavn, samt færge til Sjælland attraktiv for netop denne gruppe, der ikke længere er på arbejdsmarkedet, men som har midler til at nyde den tredje alder.

Ved at vælge disse to grupper af borgere, fravælges ikke familier, daginstitutioner eller de helt gamle og svage borgere – som er grupper, der allerede i større eller mindre grad benytter det nuværende bibliotek, og som personalet derfor kender ret godt.
Valget af grupperne UNGE og SENIORER skal igangsætte helt nye idéer til aktiviteter, handlinger og service hos medarbejderne, fordi de i forvejen kender de andre grupper bedre. Der arbejdes både med at idéudvikle til svage og til ressourcestærke borgere indenfor de 2 grupper og med fremtidsforskernes forudsigelser som benspænd og inspiration.

I workshoppen arbejdes med at udvikle idéer til handlinger og aktiviteter for de 2 borgergrupper i en VELKOMST-ZONE, en FORDYBELSES-ZONE og en UDSTILLINGS/AKTIVITETS-ZONE.
For at fremme idéudvikling under workshoppen og bremse diskussioner og kritik, der kan hæmme nytænkning, er dagens opgaver opdelt i stramme tidsintervaller. Det kræver hurtige beslutninger og hurtig enighed internt i grupperne.
Derfor har workshopdagen også karakter af teambuilding, hvor rollefordelingen i grupperne fastlægges ret hurtigt og af sig selv, så der kan komme idéer på bordet i en fart. Idéerne kan senere og efter workshoppen diskuteres, uddybes og forkastes. Foreløbig bliver idéerne grundlag for at kunne afprøve nyt i det eksisterende bibliotek, da der ikke er noget konkret nyt fysisk rum at indrette noget til.

På baggrund af workshop, møder, undersøgelser, Styrelsesrapport og fremtidsforskernes antagelser udarbejder designeren og bibliotekets leder i fællesskab en rapport til kommunens politikere. Det foregår ved at sende forslag til tekstindhold frem og tilbage på mail over ca. en uges tid, hvor hver tilføjer, retter og uddyber og afgrænser, indtil rapporten synes at være tilfredsstillende som diskussionsgrundlag for, hvor EBELTOFT BIBLIOTEK skal placeres i byen og hvad biblioteket skal kunne.
Fordelen ved at gøre det på netop den måde, er at 2 fagligheder arbejder sammen. Designeren kan bruge udtryk, der umiddelbart kan give et billede eller indtryk af præcist, hvordan noget måske kunne se ud eller virke, så rapporten både afgrænser og åbner for mange forskellige løsninger. Bibliotekslederen kender bibliotekets daglige aktiviteter og services ud og ind og også de overordnede krav og lovgivningen for danske biblioteker, samt hvad og hvordan samarbejdet med kommunen fungerer i praksis.
Den 11 sider lange rapport er et commitment og et mål for, hvad biblioteket reelt skal kunne i praksis og dermed for, hvad indretningen skal indeholde. Når beliggenheden på et tidspunkt er fundet og besluttet, kræver det endnu en proces for at finde de konkrete fysiske løsninger til bibliotekets indretning.